DATA FILE


 DATA FILE

Data file terdiri atas 2 jenis, yakni : (1) master file, dan (2) transaction file. Mari kita tinjau perbedaan dari kedua jenis data file tersebut. Jika ditinjau dari segi perubahan isi dataya (data value), maka master file relatif lebih jarang berubah ketimbang transaction file. Contoh isi dari file MAHASISWA akan relatif lebih lama berubah jika dibanding isi dari file KRS (Kartu Rencana Studi).

Jika ditinjau dari klasifikasi data, maka master file termasuk jenis (kelompok) data tetap (yang isinya relatif jarang berubah), sedangkan transaction file masuk ke jenis (kelompok) data tidak tetap (isinya relatif sering berubah, contoh KRS), dan masuk ke jenis kelompok data yang bertambah menurut waktu (contoh Transkrip Nilai).

Master file adalah :

A collection of records pertaining to one of the main subjects of an information system, such as customers, employees, products and vendors. Master files contain descriptive data, such as name and address, as well as summary information, such as amount due and year-to-date sales.
(http://www.pcmag.com/encyclopedia_term/0,2542,t=master+file&i=46618,00.asp)

Secara nyatanya, master file adalah file atau objek yang harus ada di suatu enterprise (unit usaha atau unit kegiatan) yang apabila tidak ada objek tersebut, maka unit usaha tersebut tidak akan berjalan sebagaimana fungsinya. Sebagai contoh, unit usaha yang kita amati adalah sebuah SEKOLAH. Pertanyaannya adalah : objek-objek apa yang harus ada di sekolah sehingga sekolah tersebut dapat berjalan sebagai mana mestinya ?.
Tentu jawabannya :
1. Harus ada SISWAnya;
2. Harus ada GURUnya;
3. Harus ada MATA PELAJARANnya;
4. Harus ada TATA-TERTIBnya;
5. Harus ada UANG-SEKOLAHnya;
dan sebagainya.

Tanpa siswa, bagaimana mungkin sekolah itu dapat menjalankan fungsinya ?, tanpa guru demikian juga, dan seterusnya. Catatan-catatan (di dalam komputer disebut dengan data file) mengenai SISWA, GURU, dan sebagainya dimasukkan ke dalam kategori master file (berkas induk).

Sedangkan transaction file adalah catatan-catatan mengenai transaksi yang terjadi di dalam enterprise tersebut. Bisa jadi, transaction file adalah saling berelasinya atau berhubungnya satu atau lebih master file, dan transaction file dapat digunakan untuk mengupdate master file.

Transaction file bisa juga didefinisikan sebagai :

A collection of transaction records. The data in transaction files is used to update the master files, which contain the data about the subjects of the organization (customers, employees, vendors, etc.). Transaction files also serve as audit trails and history for the organization. Where before they were transferred to offline storage after some period of time, they are increasingly being kept online for routine analyses.
(http://www.pcmag.com/encyclopedia_term/0,2542,t=transaction+file&i=53075,00.asp)

Catatan-catatan yang termasuk dalam transaction file di dalam sekolah antara lain :

  1. ABSENSI
  2. NILAI
  3. TAGIHAN UANG SEKOLAH
  4. PEMBAYARAN UANG SEKOLAH
  5. RAPORT
  6. Dan sebagainya

 HUBUNGAN MASTER FILE dan TRANSACTION FILE

Pada intinya, tidak ada data yang tetap (tidak berubah). Baik master file maupun transaction file sama-sama akan mengalami perubahan, tinggal seberapa banyak frekuensi perubahan tersebut tergantung dari si penggunanya.
Master file dibagi menjadi dua jenis yakni reference master file dan dynamic master file. Reference master file adalah master file yang ketika terjadi transaksi isi datanya (data value) tidak ada yang mengalami perubahan. Sedangkan dynamic master file adalah master file yang ketika terjadi transaksi tidak ada isinya yang mengalami perubahan.
Contoh, di enterprise perpustakaan, terjadi transaksi “Anggota meminjam buku.” ANGGOTA dan BUKU adalah dua master file (karena perpustakaan tidak akan berfungsi jika tidak ada anggota dan/ atau buku), sedangkan MEMINJAM adalah file transaksi yang akan digunakan untuk mencatat hal-hal yang perlu dicatat, seperti tanggal pinjam, tanggal kembali, dsb.). Ketika peminjaman itu terjadi, isi data ANGGOTA tidak akan ada yang berubah (apakah seorang anggota yang semula bernama Ali, setelah meminjamn buku akan menjadi Badu ?, tentu tidak). Karenanya file ANGGOTA masuk ke dalam kategori reference master file.
Apakah ada yang berubah dari file BUKU ketika transaksi itu terjadi ?. Tentu ada, karena di file BUKU ada data yang mencatat tentang jumlah buku yang tersedia di perpustakaan (STOK). Setiap transaksi peminjaman terjadi, maka stok akan berkurang, dan setiap ada ada transaksi pengembalian, stok akan bertambah. Karenanya, file BUKU masuk ke dalam katagori dynamic master file.